Sözleşme, tarafların karşılıklı ve birbirine uygun irade açıklamalarıyla kurulur. Türk Borçlar Kanunu m. 1 bu temel kuralı Sözleşme, tarafların iradelerini karşılıklı ve birbirine uygun olarak açıklamalarıyla kurulur. İrade açıklaması, açık veya örtülü olabilir. şeklinde düzenler. Bu nedenle sözleşmede tarafların unvanı, temsilcinin yetkisi, işin veya ürünün kapsamı, teslim tarihi, teslim yeri ve kabul koşulları açıkça yazılmalıdır. Tarafların gerçek ve ortak iradesi, sözleşmenin yorumunda esas alınır (TBK m. 19 ).
Bedel ve ödeme şartları
Mal veya hizmet bedeli, ödeme tarihi, ödeme yöntemi, fatura düzenlenmesi, vergiler, masraflar ve gecikme halinde uygulanacak sonuçlar somut biçimde belirlenmelidir. Bedelin hangi aşamada ve hangi belgeler karşılığında ödeneceği yazılmadığında, taraflar arasında tahsilat ve ifa uyuşmazlığı doğabilir. Sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihi ile fesih sebepleri, fesih bildiriminin şekli ve bildirim süresi de ayrıca düzenlenmelidir.
Sorumluluklar ve ek hükümler
Tarafların yükümlülükleri, teslim veya hizmetin ayıplı olması halinde uygulanacak yöntem, gecikmenin sonuçları ve zararların karşılanmasına ilişkin esaslar açıkça belirlenmelidir. İşin niteliğine göre gizlilik, fikri hakların kullanımı, rekabet, uyuşmazlık çözümü ve yetkili mahkeme hükümleri de sözleşmeye eklenmelidir. Bu hükümlerin somut iş ilişkisine uygun hazırlanması, genel ve belirsiz ifadelerden kaçınılmasını sağlar.
Hazır sözleşme ve genel işlem koşulları
Hazır şablon kullanan işletmeler, karşı tarafın menfaatine aykırı hükümlerin açıkça bildirilmesini ve karşı tarafa bu hükümleri inceleme imkanı verilmesini sağlamalıdır. Açık ve anlaşılır olmayan veya dürüstlük kurallarına aykırı şekilde karşı tarafın durumunu ağırlaştıran genel işlem koşulları bakımından Türk Borçlar Kanunu m. 20-25 hükümleri uygulanır. Gerekli bilgilendirme yapılmayan koşullar sözleşmeye dahil edilmemiş sayılabilir.
İmza ve kişisel veriler
Kanunen veya tarafların anlaşmasıyla yazılı şekil öngörülmüşse imzaların bulunması gerekir. El yazısı imza veya güvenli elektronik imza kullanılmalı; imza tarihi ve imzalayan kişinin temsil yetkisi kontrol edilmelidir (TBK m. 14-17 ). Sözleşme kapsamında kişisel veri işleniyorsa işleme amacı, hukuki sebep, aktarılabilecek kişiler, saklama süresi ve güvenlik tedbirleri belirlenmelidir. Kişisel veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli amaçlarla, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenmelidir (KVKK m. 4 ve 5 ). Veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü KVKK m. 10 uyarınca yerine getirilmeli, uygun teknik ve idari güvenlik tedbirleri alınmalıdır (KVKK m. 12 ).
Sözleşme imzalanmadan önce taraflar, yükümlülükler, ödeme planı, fesih şartları ve risk paylaşımını birlikte kontrol etmelidir. İşletmenin faaliyet alanına ve sözleşmenin niteliğine uygun bir hukuki inceleme, belirsiz hükümlerin ve ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önlenmesine yardımcı olur.