İşveren, işçinin kullanımına tahsis ettiği telefon, bilgisayar, e-posta veya diğer iletişim araçlarını işin yürütülmesi, bilgi güvenliği ve işyeri düzeninin korunması gibi meşru amaçlarla denetleyebilir. Ancak bu yetki sınırsız değildir. İşçinin özel hayatına ve haberleşme özgürlüğüne ilişkin güvenceleri, işyerinde de devam eder. Anayasa m. 20 ve m. 22 uyarınca özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve haberleşmenin gizliliği güvence altındadır.

Anayasa Mahkemesi, işverenin iletişim araçlarını denetleme yetkisinin aracın işverene ait olmasından dolayı kendiliğinden sınırsız hale gelmeyeceğini kabul etmektedir. AYM, Bireysel Başvuru, Başvuru No: 2019/25604, Karar Tarihi: 21.09.2022 kararında işverenin işçinin kullanımına sunulan iletişim araçlarını denetlemesine ilişkin olarak 4857 sayılı Kanun'da özel bir düzenleme olmadığı görülmüştür. Bununla birlikte denetimin hukuka uygunluğu; meşru amaç, önceden bilgilendirme, gereklilik ve ölçülülük kriterleriyle belirlenir.

Kurumsal iletişim araçları ile kişisel telefon ayrımı

Kurumsal e-posta hesabı veya iş amacıyla tahsis edilen telefon bakımından işverenin denetim yetkisi, işin gerektirdiği ölçüde daha geniş olabilir. Buna rağmen işverenin iletişim içeriklerine erişebilmesi için çalışanı önceden açık ve anlaşılır biçimde bilgilendirmesi gerekir. Bu bilgilendirmede denetimin amacı, kapsamı, yöntemi, saklama süresi, olası sonuçları ve çalışanların iletişim araçlarını kullanım sınırları belirtilmelidir.

İşçinin kişisel telefonu veya kişisel WhatsApp hesabı bakımından ise işverenin doğrudan erişim ve inceleme yetkisi bulunmaz. İşverenin sağladığı cihazın kişisel amaçlarla kullanılmasının tamamen yasaklanmış olması dahi, özel mesajların sınırsız biçimde okunmasına tek başına dayanak oluşturmaz. Somut bir güvenlik veya işyeri düzeni amacı bulunmalı, aynı amaca daha hafif bir yöntemle ulaşılması mümkün olmamalı ve inceleme amaçla sınırlı tutulmalıdır.

KVKK bakımından temel şartlar

Telefon kayıtları, e-posta içerikleri ve mesajlaşma verileri kişisel veri niteliği taşıyabilir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m. 4 uyarınca

Kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uyulması zorunludur: a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma. b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma. c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme. ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma. d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

KVKK m. 5 kapsamında veri işleme faaliyetinin kanuni bir sebebe dayanması gerekir. İşverenin meşru menfaati, sözleşmenin ifası veya bir hakkın korunması gibi sebepler somut olayda gerçekten mevcut olmalı; bu sebepler çalışanın temel haklarına yapılan müdahaleyi haklılaştıracak ağırlıkta bulunmalıdır. Ayrıca KVKK m. 10 uyarınca çalışan, verilerinin hangi amaçla, hangi yöntemle ve hangi hukuki sebebe dayanılarak işlendiği konusunda aydınlatılmalıdır.

Türk Borçlar Kanunu m. 419 da sınırı açık biçimde ortaya koymaktadır:

İşveren, işçiye ait kişisel verileri, ancak işçinin işe yatkınlığıyla ilgili veya hizmet sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabilir. Özel kanun hükümleri saklıdır.

Gizli izleme ve fesih

İşverenin çalışanı gizlice izlemesi veya denetim faaliyeti hakkında önceden bilgilendirmemesi, elde edilen verilerin hukuka uygunluğunu ciddi biçimde etkiler. Yargıtay 22. Hukuk Dairesi, E. 2017/21857, K. 2019/9884, T. 07.05.2019 kararında İşçinin izlendiğine dair bilgilendirilmemesi veya gizlice izlenmesi, bu izleme neticesinde elde edilen veriler, iş sözleşmesinin işçi tarafından ihlal edildiğini açıkça ortaya koysa dahi, hukuka aykırı olarak kabul edilmelidir. Hal böyle iken, somut olayda işverence gizlice izleme neticesinde elde edilen bilgilerin haklı fesih sebebi olarak ileri sürülmesinin mümkün olmadığı sonucuna varmıştır.

Bu nedenle hukuka aykırı biçimde elde edilen özel mesajların fesih gerekçesi yapılması, fesih işleminin geçerliliği ve yargılamada bu verilerin delil olarak değerlendirilmesi bakımından işveren aleyhine sonuç doğurabilir. İşçi, kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini ve hangi amaçla kullanıldığını öğrenmek için KVKK kapsamındaki başvuru haklarını da kullanabilir.

Sonuç

İşveren, işçiye tahsis ettiği iletişim araçlarını ancak açık bir iletişim politikası, önceden bilgilendirme, meşru amaç, gereklilik ve ölçülülük şartları çerçevesinde denetleyebilir. Cihazın işverene ait olması, özel mesajlara sınırsız erişim yetkisi vermez. Uygulamada işverenlerin denetimin kapsamını ve kullanım sınırlarını önceden yazılı olarak açıklaması; içerik incelemesi yerine erişim kayıtları, trafik bilgileri veya daha az müdahale içeren yöntemleri tercih etmesi gerekir.